Bisnis.com, JAKARTA – Untuk mencegah penyebaran virus corona (Covid-19), pemerintah telah mengeluarkan kebijakan kepada masyarakat untuk bekerja dari rumah atau work from home. Bagi pekerja atau pebisnis yang menjalankan tugasnya dari rumah, tentu tak asing dengan aplikasi Zoom yang digunakan untuk rapat kerja jarak jauh.
Meski mudah untuk digunakan tetapi ada beberapa trik yang dapat dilakukan agar pengalaman meeting online yang dilakukan melalui Zoom dapat berjalan lancar dan lebih menyenangkan seperti dikutip dari entrepreneur.com.
1. Gunakan ID Rapat
Meskipun Zoom memungkinkan seseorang untuk mengatur jadwal rapat, tetapi akan lebih mudah jika menggunakan Meeting ID atau ID rapat karena dapat digunakan berulang kali sehingga meminimalisir kebutuhan untuk mengatur ruang baru pada setiap pertemuan.
Anggota tim dapat menyimpan kode ini untuk referensi pada setiap pertemuan yang direncanakan. Untuk memanfaatkannya, seseorang dapat menjadwalkan rapat di kalender perusahaan dan bisa memulai rapat tanpa harus menjadwalkannya di Zoom.
2 Fitur Obrolan
Saat menggunakan Zoom untuk rapat video atau audio, seseorang juga dapat menggunakan fitur obrolan untuk olahpesan cepat. Pesan dapat dikirim ke seluruh grup atau secara pribadi pada satu individu. Fitur ini memungkinkan komunikasi berlanjut tanpa mengganggu pembicara. Saluran obrolan juga dapat dibuat untuk digunakan di luar rapat.
3. Kontrol Host
Mengarahkan rapat dari jarak jauh tentu bukanlah hal yang mudah.Untuk itu, Zoom menyediakan kontrol host yang dapat membuat rapat berjalan lancar. Host rapat memiliki kemampuan untuk mengontrol pengaturan audio, video, dan berbagi layar peserta.
Ketika host atau tuan rumah memilih untuk membisukan semua peserta lain kecuali diminta, pada saat rapat, maka fitur "angkat tangan" dapat diterapkan. Sama seperti ketika berada di ruang kelas, perintah tombol ini memungkinkan peserta untuk memberi tahu pembicara bahwa mereka memiliki pertanyaan atau komentar yang ingin disampaikan.
4. Berbagi Layar Secara Bersamaan
Berkolaborasi dalam suatu presentasi menjadi lebih mudah dengan kemampuan berbagi layar Zoom. Tuan rumah rapat dapat memberi kesempatan kepada para peserta untuk membagikan layar mereka berdasarkan kebutuhan tim.
Dengan fitur ini, maka dokumen dan presentasi rapat dapat dilihat dan dibagikan dalam waktu yang bersamaan. Untuk pertemuan yang lebih ringan, berbagi layar juga dapat digunakan untuk memecahkan kekakuan saat rapat.
Misalnya, host bisa meminta peserta membuat gambar di komputer mereka dan membandingkannya satu sama lain dalam kontes gambar yang paling konyol. Selain itu, dalam fitur ini, setiap anggota juga dapat dengan mudah berbagi gambar kehidupan pribadi mereka sehingga anggota tim lainnya dapat mengenal mereka dengan lebih baik.
5. Tampilan Speaker Aktif
Teknologi panggilan video Zoom menyediakan tampilan pengeras suara aktif. Perangkat lunaknya akan mendeteksi pengguna mana yang berbicara dan mengubah layar ke jendela mereka. Ini, secara teori, memungkinkan transisi yang mulus antara kontributor.
Namun, jika terlalu banyak orang berbicara, host dapat dengan cepat menonaktifkannya dengan memilih peserta tertentu. Fitur ini memungkinkan terciptanya suasana online yang tampaknya paling mirip dengan pertemuan di kehidupan nyata.
Untuk yang paling berani, tampilan galeri memungkinkan Anda melihat hingga 25 layar sekaligus, memungkinkan Anda untuk melihat seluruh tim sekaligus.
6. Paket Dasar vs Paket Pro
Paket dasar Zoom yang digunakan secara bebas memang dapat berfungsi dengan baik, tetapi hanya memungkinkan pertemuan hingga 40 menit. Upgrade ke paket pro berbayar memberi Anda batas 24 jam.
Fitur lain dari paket Dasar, seperti yang disebutkan di atas, adalah rekaman lokal dari pertemuan Anda, fitur 'mengangkat tangan' yang bagus, dan berbagi layar secara simultan di antara para peserta.
Selain penjatahan waktu rapat yang diperpanjang, paket pro juga menawarkan penyimpanan awan 1 GB untuk rekaman, ID rapat pribadi yang disesuaikan, dan paket tambahan. Paket pro cocok untuk perusahaan besar, yang memungkinkan lebih banyak peserta dan lebih banyak tuan rumah. Zoom memungkinkan semua penggunanya menjadi tuan rumah pertemuan tanpa batas dengan hingga 100 peserta.
