Bisnis.com, JAKARTA - Pengusaha ibarat butiran salju, masing-masing punya keunikan sendiri. Namun, satu sifat yang dimiliki hampir semua pengusaha adalah tidak punya cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya, apalagi di zaman serba sibuk seperti sekarang.
Bukannya mereka salah mengatur waktu (meskipun itu mungkin menjadi faktor penyebabnya). Pemilik bisnis, terlepas dari skalanya, memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Persoalan keterbatasan waktu ini juga tidak datang tanpa konsekuensi.
Ketika Anda menghabiskan waktu mengerjakan beberapa tugas, sesuatu yang penting bisa saja terlepas dari fokus, sehingga Anda kehilangan peluang yang menguntungkan.
Mengingat tidak akan pernah ada lebih dari 24 jam dalam sehari, ada beberapa tips untuk memaksimalkan produktivitas, agar Anda bisa fokus mengembangkan bisnis kecil Anda, seperti dikutip melalui smallbiztrends.com.
Kedengarannya sederhana tetapi kenyataannya, ada terlalu banyak pemilik bisnis yang tidak peduli tentang penggunaan kalender pada pekerjaan mereka.
Anda bisa menggunakan kalender jenis apapun yang sesuai dengan kebutuhan. Jika Anda bekerja dengan banyak gawai, gunakanlah kalender berbasis cloud. Teknologi ini memungkinkan Anda untuk membuat satu kalender yang dapat diakses dari perangkat manapun.
Penting juga untuk memprioritaskan tugas-tugas Anda yang dicatat. Buat daftar tugas Anda tetap pendek — Identifikasi tugas yang paling penting dan kerjakan terlebih dahulu.
Perlu diingat bahwa Anda memiliki tiga opsi utama ketika menyusun daftar tugas: mendelegasikan, mengotomatiskan, atau melakukan outsourcing.
1. Delegasikan
Banyak pemilik usaha kecil yang enggan mendelegasikan kepada karyawan karena sulit melepaskan "bayi" Anda, dan Anda mungkin berpikir tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan sebaik Anda. Tentu saja, itu tidak masuk akal. Jika Anda memberi tanggung jawab kepada karyawan yang mengembangkan keterampilan mereka, Anda berdua akan mendapat manfaat.
Jika pikiran untuk mendelegasikan masih membuat Anda gugup, mulailah dengan tugas-tugas yang memiliki prioritas rendah.
2. Otomatisasi.
Gunakan alat teknologi untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan pekerjaan apa pun yang Anda bisa. Cari aplikasi yang relevan dan solusi berbasis cloud untuk mengotomatiskan tugas dan aktivitas yang berulang.
Buat template untuk pertanyaan umum sehingga Anda dapat mencatumkannya dalam surat, memo, atau tanggapan email.
Jika Anda bekerja secara global, gunakan email penjawab otomatis agar orang-orang di zona waktu yang berbeda mengetahui zona waktu Anda dan perkiraan kapan Anda akan menghubungi mereka.
Saat ini tidak ada hal yang tidak dapat diotomatiskan, termasuk akuntansi, email, manajemen proyek, janji temu, manajemen database, pemrosesan pembayaran, dan banyak lagi.
3. Alih daya (outsourcing)
Saat Anda menemukan perusahaan yang mengotomatiskan tugas, pertimbangkan untuk mengalihdayakan pekerjaan kepada teknologi.
Tidak hanya menghemat waktu Anda yang dapat dialokasikan untuk aktivitas yang menghasilkan pendapatan, tetapi dalam banyak kasus, teknologi justru dapat menambahkan lapisan keamanan yang tidak dimiliki bisnis Anda.
Pikirkan waktu yang Anda dan staf Anda akan hemat dengan melakukan outsourcing hutang dan piutang Anda. Dan karena sistemnya berbasis cloud, Anda dapat mengakses informasi Anda di mana pun Anda memiliki koneksi internet.
Paradoks kehidupan wirausahawan adalah, semakin bisnis Anda berkembang, semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang mungkin perlu Anda delegasikan, otomatisasi, dan alih dayakan.
Anda akan lebih sering membutuhkan solusi berbasis cloud yang sederhana, efisien, yang membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang menghasilkan uang.
