Bisnis.com, JAKARTA - Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses usaha Anda tentu akan menjadi lebih kompleks. Mungkin dulu Anda bisa memesan material atau barang dari supplier melalui telepon atau email.
Tapi ketika usaha sudah tumbuh semakin besar, tidak mungkin lagi bagi Anda untuk memesan material melalui telepon.
Sebagai pemilik usaha, Anda harus tahu purchase order (PO) yang sering digunakan suatu usaha untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh Anda sebagai pihak pelanggan untuk menunjukkan barang apa saja yang ingin dibeli dari supplier. Dokumen ini juga sekaligus menjadi bukti kontrak jual beli antara penjual dan pelanggan.
Di dalamnya terdapat informasi perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, serta detail barang apa saja yang diinginkan dari supplier, termasuk nama produk, jumlah barang, nama produsen, dan harga. Menariknya, Anda bisa mematok sendiri harga barang yang diinginkan dari supplier.
Saat purchase order selesai dibuat dan dikirimkan ke penjual, penjual melihat daftar tersebut dan memutuskan apakah akan menerima kontrak jual beli barang dari Anda atau tidak.
Baca Juga
Jika purchase order Anda diterima, itu berarti penjual setuju untuk menjual barang kepada Anda dengan harga yang Anda tentukan. Penjual kemudian mengirim barang tersebut dan memberikan invoice kepada Anda. Saat barang sudah datang dan invoice sudah diterima, bandingkan purchase order, barang yang datang, dan invoice, untuk memastikan semuanya sudah sesuai.
Dari penjelasan di atas, Anda mungkin sudah mendapat gambaran apa beda purchase order dan invoice. Purchase order adalah dokumen permintaan penjualan barang dari Anda sebagai pelanggan kepada penjual dengan harga yang sudah Anda tentukan.
Sedangkan invoice, adalah tagihan pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada Anda sebagai pelanggan. Meski di dalam purchase order dan invoice terdapat beberapa kemiripan detail (jumlah barang dan harga) namun fungsi keduanya jelas berbeda.
Fungsi purchase order
Dengan adanya purchase order, Anda bisa meminimalisir kerugian akibat mark up pembelian barang.
Selain itu, bisa jadi ada masalah muncul di kemudian hari terkait transaksi jual beli Anda, sedangkan tidak ada satu dokumen resmi pun yang bisa menjadi bukti untuk mendukung argumen Anda. Bagaimana Anda akan mengatasi semua ini?
Itulah mengapa purchase order sangat disarankan untuk digunakan perusahaan ketika ingin melakukan pembelian barang atau material lain kepada pihak penjual.
Purchase order bisa menjadi dokumen resmi yang bisa membuktikan jika saja penjual tidak mengirimkan barang sesuai dengan yang tertera di dalamnya. Purchase order bisa menjadi bukti jika saja invoice tidak sesuai dengan harga yang Anda inginkan.
Yang lebih penting lagi, purchase order bisa menjadi bukti penting saat ada penipuan terjadi.
