Bisnis.com, JAKARTA - Beberapa orang mungkin sulit untuk berkonsentrasi selama 30 menit atau lebih saat melakukan sebuah kegiatan.
Untuk mengatasi hal ini, bisa menggunakan strategi manajemen waktu yang disebut sebagai ‘time batching’ atau pengelompokan waktu.
Dilansir dari Forbes, pengelompokan waktu berguna untuk mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi dan mengurangi kelelahan mental.
Berkonsentrasi penuh membuat kita lebih produktif dan meningkatkan kesehatan mental secara drastis. Untuk mencapai hal ini, kita perlu memblokir interupsi yang didapatkan. Tak hanya itu, perlu juga mengurangi pengalihan yang dikeluarkan dengan melakukan satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya.
Dalam sebuah penelitian “Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching” peneliti University of Michigan menemukan bahwa orang kehilangan banyak waktu ketika mereka beralih dari satu tugas ke tugas lainnya. Semakin rumit tugasnya, semakin banyak waktu yang hilang.
Ada dua proses mental yang terjadi saat kita beralih tugas, yaitu pergeseran tujuan dan aktivasi aturan. Para peneliti menemukan bahwa kedua peralihan mental ini dapat menghabiskan 20-40% dari potensi efisiensi seseorang.
Baca Juga
Oleh karena itu, pengelompokan waktu itu penting karena yang perlu kita lakukan adalah mengelompokkan tugas-tugas yang serupa secara mental dan intelektual.
Kemudian memblokir periode waktu, meskipun hanya sekitar 20 menit, untuk fokus hanya pada tugas-tugas tersebut.
Berikut cara melakukan pengelompokan waktu agar efektif seperti yang dilansir dari Entrepreneur.
1. Kategorikan tugas
Mengkategorikan tugas adalah salah satu praktik inti dalam pengelompokan waktu untuk membantu memaksimalkan proses pengerjaan. Anda harus membuat daftar semua tugas yang ingin dikerjakan lalu menemukan kesamaan tiap tugas untuk membantu dalam pengelompokan. Anda bisa mengkategorikan tugas-tugas sebagai tugas sederhana, tugas menengah, atau tugas mendalam.
2. Buat jadwal
Sementara mengkategorikan tugas dapat membantu membuat kumpulan tugas, penjadwalan membantu menentukan waktu penyelesaian dan prioritas untuk diberikan ke setiap grup tugas. Buat perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan alokasikan waktu untuk tugas yang sesuai. Penjadwalan bisa dibuat menggunakan buku catatan, timer di ponsel, atau perencana digital lainnya.
3. Kurangi gangguan
Kurangi segala bentuk gangguan yang menghalangi pekerjaan untuk tetap fokus. Menurut sebuah penelitian, dibutuhkan 23 menit dan 15 detik untuk kembali fokus pada pekerjaan setelah terganggu. Mengurangi gangguan bisa dengan cara mematikan ponsel, mencari ruangan kondusif, dan lainnya.
4. Evaluasi proses
Setelah masuk ke pengelompokan waktu, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengevaluasi proses. Evaluasi dapat membantu untuk menentukan seberapa baik proses bekerja tersebut dan mencari tahu pengelompokkan waktu dapat membuat lebih fokus atau tidak.
Jika proses pengelompokan waktu tersebut berhasil, teruskan untuk melakukan hal tersebut. Banyak manfaat yang akan didapat contohnya hal-hal berikut.
- Peningkatan produktivitas
Melalui pengelompokan waktu, Anda dapat menghilangkan multitasking yang mungkin menghambat produktivitas.
- Mengetahui prioritas
Pengelompokan waktu mengharuskan untuk menetapkan tujuan yang memperjelas apa tugas prioritas Anda. Hal ini memungkinkan untuk memprioritaskan tugas-tugas yang sesuai.
- Peningkatan fokus
Mengalokasikan kerangka waktu untuk tugas-tugas tertentu yang akan dilakukan membantu menjaga pikiran tetap fokus pada tugas dalam waktu yang ditentukan.
- Meredakan stres
Pengelompokan waktu adalah cara yang bagus untuk mengelola stres kerja karena menghilangkan tekanan multitasking dan membantu mengelola tingkat energi. Pengelompokan waktu sebagai strategi manajemen waktu membantu mengurangi stres dengan menyederhanakan beban kerja melalui pengelompokan dan alokasi waktu.
