Sederhanakan!

Bisnis.com, JAKARTA—Organisasi manajemen yang besar umumnya membahwa kerumitan tersendiri. Celakanya, kondisi tersebut seolah dibiarkan ‘kusut’, sehingga akhirnya justru membelenggu pergerakan organisasi itu sendiri.

Siapa yang tidak pusing menghadapi kerumitan. Kerumitan ini pula yang bisa mengancam kelangsungan hidup organisasi atau manajemen.

Banyak kasus menunjukkan bahwa perusahaan besar berskala global sekalipun dibuat tidak berdaya dengan simpul manajamen yang rumit. Korporasi yang semula bergerak dinamis dan selalu siap menghadapi perubahan tatanan bisnis maupun lingkungan di sekitarnya, lambat laun seperti kehilangan orientasi.

Situasi yang menyedihkan ini, menurut Ron Ashkenas, managing partner Robert H. Schaffer & Associates—konsultan yang berkantor pusat di Stamford, Connecticut, AS—tak ubahnya ‘rumah yang tidak terurus’.

Rapor perusahaan yang sudah terjangkiti virus rumit semacam ini mengenaskan lantaran kinerjanya makin terpuruk. Pendek kata, semua indikator manajemennya bekerja dibawah normal.

Serba Tak Jelas

Akuntabilitas tidak jelas. Keputusan direksi tidak dapat dijalankan. Data dan informasi berharga menguap begitu saja. Ujung-ujungya, karyawan bekerja tanpa motivasi. Mereka seperti anak ayam kehilangan induk. Tidak tahu apa yang harus dikerjakan.

Eksekutif yang masih ‘waras’ tentu tidak ingin kondisi seperti ini berlarut. Untuk mencegah agar rasa frustasi tidak makin marah, perlu segera diambil langkah-langkah penyelamatan drastis.

Meminjam istilah Ashkenas dalam tulisannya berjudul Simplicity-minded management (2007), kerumitan tersebut harus digempur habis hingga ke akar-akarnya. Tidak ada pihak yang paling berwenang melakukan ‘revolusi manajemen’ seperti ini selain pemimpin puncak.

Dalam artikelnya, Ashkenas mengambil contoh kasus yang dihadapi Gary Rodkin, bos ConAgra Foods, salah satu perusahaan makanan dalam kemasan di Amerika Utara. Ketika baru diangkat sebagai chief executive officer medio Oktober 2005, ConAgra seperti kehilangan pegangan.

Padahal di era 1970-an perusahaan ini cukup disegani karena berhasil mengambilalih merek-merek terkenal seperti Reddiwip, Egg, Beaters, Chef Boyardee, dan Hebrew National. Saat itu petinggi ConAgra mengambil keputusan cukup strategis dan berani, yaitu membiarkan manajemen pemilik merek yang diakuisisi itu beroperasi secara otonom.

Malang benar nasib Rodkin. Begitu dia masuk sebagai komandan, strategi lama manajamen sudah tidak cocok lagi dengan tantangan bisnis yang ada. Tapi dia tidak menyerah.

Berbagai inisiatif dia perkenalkan untuk memerangi kompleksitas agar pelanggan dan karyawan bisa bekerja lebih nyaman. Usaha keras Rodkin tidak sia-sia. Perlahan, ConAgra bisa menyisihkan dana untuk tabungan.

Belajar dari kasus perusahaan makanan dalam kemasan itu, Ashkenas ingin mengajak eksekutif puncak untuk tidak ragu-ragu membabat kompleksitas.

Caranya, jangan membuat rumit persoalan. Sederhanakan!

Dalam kaitan itu, Anda perlu memperhatikan lima hal. Pertama, jadikan simplifikasi sebagai tujuan dan bukan sebagai nilai (virtue). Oleh karena itu ia harus dimasukkan sebagai tema strategi organisasi.

Tetapkan pula target spesifik untuk mengurangi kompleksitas. Untuk itu, tidak ada salahnya manajemen memberikan insentif bagi karyawan yang berorientasi pada ‘kesederhanaan’.

Perkuat Pengawasan

Kedua, sederhanakan struktur organisasi dengan memangkas birokrasi. Sebaliknya, perkuat rentang pengawasan sembari melakukan konsolidasi atas fungsi-fungsi serupa.

Ketiga, sederhanakan produk dan jasa-jasa. Ini dilakukan dengan menetapkan strategi portofolio produk. Selain itu perlu dikaji pembatasan, penghentian atau penjualan produk bernilai rendah.

Keempat, disiplin dalam menjalankan bisnis dan pengelolaan perusahaan. Untuk itu perlu dirancang struktur pengambilan keputusan (melalui dewan atau komite), perampingan proses operasi (perencanaan dan pengajuan anggaran) serta penglibatan karyawan hingga tingkat ‘akar rumput’.

Kelima, sederhanakan pola-pola yang bersifat pribadi. Aspek ini mencakup pembukaan keran komunikasi yang macet, pengaturan waktu rapat, dan memfasilitasi bentuk-bentuk kerja sama antar organisasi.

Kenapa harus dibuat rumit?

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News dan WA Channel