Bisnis.com, JAKARTA — Kebijakan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah di tengah pandemi Covid-19 berdampak pada kerja pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Ini menyadarkan pentingnya peran teknologi untuk memastikan semuanya berjalan lancar, tidak hanya dalam urusan komunikasi, tetapi juga soal absensi dan payroll karyawan pada akhir bulan.
Lebih dari satu bulan penerapan WFH, perusahaan telah menerapkan berbagai sistem yang dirasa efektif untuk mendata kehadiran karyawan, mulai dari absensi menggunakan aplikasi, hingga tidak sedikit yang melaporkan kehadiran melalui aplikasi chat. Namun, sistem ini masih tergolong manual, karena bidang human resources (HR) masih diharuskan rekap data satu per satu dari keseluruhan divisi di perusahaan melalui aplikasi chat.
Bagi perusahaan yang sudah mengandalkan teknologi cloud computing, persoalan payroll di masa WFH ini tidak sulit dilakukan. Melalui teknologi ini, para pelaku HR tetap dapat mengurus payroll puluhan hingga ratusan karyawan dengan sangat mudah, minim kesalahan dan tepat waktu meskipun dilakukan dengan jarak jauh.
Standie Nagadi, Vice President Marketing PT Mid Solusi Nusantara (Mekari) menjelaskan bahwa pandemi ini secara tidak langsung mengarahkan perubahan dan semua pihak menerima kondisi normal baru di masa mendatang. Dari sisi HR, teknologi cloud dan otomasi akan membantu menghadapi perilaku baru dalam penghitungan data absensi, time-off atau overtime yang harus diselesaikan dengan lebih cepat, serta mengedepankan transparansi serta meminimalisir kesalahan manusia pada proses payroll.
“Peranan HR ke depannya bisa lebih strategis lagi untuk meningkatkan pengembangan karyawan dan lainnya,” ujar Standie, dari rilisnya, Kamis (30/4/2020).
Adapun teknologi berbasis cloud atau dikenal dengan cloud computing adalah metode penggunaan jaringan server jarak jauh yang beroperasi menggunakan internet. Fungsinya untuk menyimpan, mengelola dan memproses data. Berbeda dengan server lokal ataupun komputer pribadi, cloud computing mampu mengelola data dalam jumlah yang lebih banyak.
Lebih mudahnya, cloud computing membantu banyak institusi dalam proses komputasi yang meliputi server, arsip database, networking, software, analisis dan inteligensi demi membantu inovasi yang lebih cepat dan peningkatan bisnis. Dengan cloud computing, HR akan dibantu dalam menyimpan dan mengelola data karyawan yang dapat diakses di mana pun dan kapan pun. Jadi, meski kerja dari rumah, persoalan rekap data kehadiran tidak akan menjadi penghalang payroll.
Mekari selaku perusahaan software as a service, dengan produknya Talenta, software payroll dan HRIS berbasis cloud berbagi manfaat teknologi ini yang memudahkan proses payroll bagi HR
1. Teknologi Cloud Payroll Memudahkan HR
Dengan teknologi cloud payroll, HR akan lebih mudah melihat performa karyawan dalam satu bulan. Aplikasi payroll pada umumnya juga terintegrasi dengan sistem absensi maupun cuti karyawan. Misalnya aplikasi Human Resources Information System (HRIS) yang memiliki fitur absensi dari mobile seperti Talenta.
Fitur absensi mobile atau Live Attendance dapat membantu HR seperti Anda untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah. Prinsipnya adalah melalui check–in dan check–out yang dapat dilakukan langsung dari ponsel karyawan.
Live Attendance dalam Talenta juga dilengkapi dengan fitur selfie check–in sehingga HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang ter-update secara real–time. Absensi yang terdata secara otomatis ini akan membantu HR untuk me-review proses penghitungan gaji karyawan, sehingga dapat diberikan tepat waktu dan transparan sesuai dengan hak karyawan.
2. Penghitungan Gaji Secara Tepat dan Minim Kesalahan
Selain memudahkan HR, penghitungan gaji dengan menggunakan sistem cloud payroll juga tepat. Proses hitung gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis, baik gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, BPJS, hingga pemotongan Pajak Penghasilan 21 (PPh 21). Kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan bisa terhindar dan rincian hitungan dapat dilihat setiap bulannya oleh karyawan pada slip gaji.
3. Lebih Hemat dan Efisien
Sistem cloud payroll memungkinkan perusahaan menghemat anggaran pengadaan staf HR yang berlebih dan mengefisiensikan proses penghitungan gaji yang biasanya memakan waktu lama saat dilakukan manual.
Dengan penggunaan bantuan software pengelolaan HR berbasis cloud seperti Talenta, urusan bisa dilakukan dalam hitungan menit karena Talenta dilengkapi dengan fitur penghitungan gaji, lembur, absensi, hingga cuti, sehingga staf HR perusahaan bisa lebih fokus dalam memajukan kualitas dan performa karyawan.
4. Data Penggajian dengan Cloud Payroll Lebih Mudah Disajikan
Dioperasikan menggunakan software, penghitungan sistem ini menjadi lebih mudah dan praktis lantaran perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan semua data di Excel. Semua data dapat disajikan menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja (roster), lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman, dan lainnya.
Penggunaan software dan aplikasi database karyawan secara digital seperti Talenta akan sangat efisien karena dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain kemudahan menghitung absen, karyawan juga dengan mudah mengakses data keluarga yang diperlukan mendapat fasilitas perusahaan, struktural jabatan di perusahaan sampai pada penghitungan gaji.
5. Data Karyawan Tersimpan Secara Otomatis dan Aman
Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual karena akan membutuhkan banyak kertas dan penyimpanan. Menggunakan payroll berbasis cloud seperti Talenta, data akan tersimpan secara otomatis. Cara ini juga jauh lebih aman dan juga bisa menghilangkan potensi miskomunikasi mengenai gaji karyawan yang harus dibayarkan.
Otomasi ini akan membantu proses kerja HR lebih fleksibel dan tidak lagi bergantung dengan sistem manual. Teknologi cloud computing yang ada pada aplikasi HRIS dan payroll ini bisa menjadi solusi bagi HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif, efisien dan tetap transparan karena dapat meminimalkan human error dalam prosesnya.
_1687008348.jpg?w=348&h=261)
