Bisnis.com, JAKARTA -- Saat tidak dapat bertemu langsung, banyak orang yang harus menemukan cara untuk terhubung dan menjalankan bisnis mereka. Selama pandemi global, banyak perusahaan yang mengizinkan karyawannya untuk bertemu dan membuat keputusan penting secara virtual.
Rapat virtual dapat sesederhana panggilan konferensi yang dapat diikuti publik atau serumit rapat berbasis video atau webinar yang melibatkan puluhan orang. Bagaimanapun, pertemuan online ini harus direncanakan dan dipersiapkan sebelumnya untuk mencapai tingkat produktivitas, partisipasi, dan kolaborasi tertinggi.
Dengan menggunakan kombinasi platform konferensi web seperti Zoom, layanan streaming video media sosial, dapat mencapai tujuan ini sekaligus menciptakan pengalaman positif bagi semua peserta.
Berikut adalah 10 rekomendasi yang dapat diterapkan oleh sebelum melakukan rapat virtual untuk memastikan pengalaman yang lebih baik:
1. Uji koneksi Anda terlebih dahulu.
Periksa koneksi broadband Anda untuk memastikan rapat Anda berjalan dengan lancar, tanpa gangguan karena koneksi yang lambat. Mulailah dengan siaran pribadi untuk pengujian. Pastikan bahwa anggota dewan dapat bergabung dengan rapat dewan sekolah virtual dan menguji koneksi, suara, dan elemen sekitarnya lainnya.
2. Beri ruang untuk sesi eksekutif.
Jika rapat dewan sekolah virtual Anda akan mencakup sesi eksekutif, pertimbangkan bagaimana mengakomodasi sesi tersebut tanpa dihadiri publik. Beberapa alat konferensi video memungkinkan pembuatan ruang istirahat dari rapat umum, sementara yang lain mungkin mengharuskan anggota dewan untuk terhubung ke rapat yang berbeda sama sekali.
3. Rekam acara tersebut.
Jika Anda ingin rapat Anda tersedia untuk ditonton nanti, sebagian besar platform konferensi video memiliki kemampuan ini. Ingatlah bahwa rekaman tersebut akan menjadi tambahan untuk streaming langsung atau siaran di saluran media sosial Anda yang mungkin sudah Anda rekam untuk ditonton orang lain.
4. Siapkan halaman pendaftaran.
Pendaftaran konferensi video tidak diperlukan, tetapi dapat membantu dalam mengelola peserta dan membuat laporan kehadiran. Rekan tuan rumah mungkin juga perlu memecahkan masalah atau berkorespondensi dengan peserta selama rapat.
5. Tetapkan kata sandi rapat.
Ini membantu mencegah tamu tak terduga untuk bergabung dalam rapat Anda. Peserta akan diminta memasukkan kata sandi ini saat bergabung. Jika rapat virtual bersifat publik, buat kata sandi tersedia dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan.
6. Periksa audio Anda
Beri diri Anda banyak waktu untuk meminimalkan kebisingan ruangan, menguji audio, dan memeriksa pengaturan Anda sebelum memulai rapat.
7. Temukan latar belakang yang bagus.
Duduklah dengan punggung menghadap ke dinding atau di suatu tempat di mana tidak ada orang yang berjalan di latar belakang. Selain itu, periksa untuk memastikan area di sekitar dan di belakang Anda bersih, sederhana, dan tidak ada materi yang menyinggung.
8. Periksa penampilan Anda.
Berpakaianlah secara profesional, seolah-olah Anda akan menghadiri pertemuan tatap muka. Pertahankan warna sederhana untuk menghindari gangguan. Hindari makan dan minum saat di layar. Jika perlu, Anda dapat dengan cepat menonaktifkan video dan mengaktifkannya kembali setelah selesai.
9. Buat aturan dasar.
Di awal pertemuan, tinjau aturan dasar untuk peserta, seperti mematikan ponsel selama acara. Anda juga harus memberikan gambaran singkat tentang kebijakan komentar publik, instruksi untuk mengobrol, mengangkat tangan, atau mematikan baris.
10. Mengelola partisipasi publik.
Kelola dengan cara yang tidak mengganggu rapat. Nonaktifkan fitur obrolan atau setel untuk hanya mengizinkan peserta mengobrol dengan penyelenggara. Jika Anda membutuhkan masukan dari publik, ketua dapat meminta peserta untuk menggunakan fitur "angkat tangan".
Dengan rapat jarak jauh menjadi lebih populer karena pandemi dan kenyamanan, Anda dapat menggunakan 10 tips ini untuk memastikan proses yang lancar dan pengalaman positif bagi semua peserta.
.jpg?w=348&h=261)
